* حاکم شدن روش ارزیابی عملکرد با بهره گرفتن از فناوری ­های نوین ارتباطی؛

 

* قابل کنترل شدن نظام ارزیابی عملکرد؛

 

* اخذ گزارش­های متنوع و مورد نیاز از نظام رایانه­ای؛

 

* تحلیل بهتر نتایج ارزیابی عملکرد؛ (ناصر شیخ الاسلامی و رضوان، ۱۳۹۲).

 

۵٫ مرحله فرهنگ­سازی

 

مرحله فرهنگ­سازی اساسی­ترین مرحله در طراحی نظام مدیریت عملکرد محسوب می­ شود. در فرهنگ­سازی اصلاح ذهنیت افراد نسبت به نظام مدیریت عملکرد از اهمیت ویژه­ای برخوردار است. در صورت پذیرش نظام از سوی سازمان، اجرای خوب طراحی­های انجام شده نتایج و دستاوردهای قابل قبولی برای سازمان به همراه دارد. فرهنگ­سازی برای نظام مدیریت عملکرد مشکل و وقت­گیر است و لازم است که این کار با حوصله پیگیری شود. شروع کار نظام مدیریت عملکرد به دلیل تجارب قبلی افراد و ناقص اجرا شدن نظام­های ارزیابی عملکرد در گذشته سازمان، مقاومت­ها و بعضاً بی ­تفاوتی­هایی در سازمان وجود دارد که با فرهنگ­سازی ‌می‌توان آن را تبدیل به پذیرش کرد. در فرهنگ­سازی اصلاح ذهنیت افراد نسبت به نظام مدیریت عملکرد از اهمیت ویژه­ای برخوردار است. به طور کلی، با مکانیسم­های زیر ‌می‌توان در زمینه نظام ارزیابی عملکرد فرهنگ­سازی معقول و مطلوبی انجام داد.

 

* آموزش توجیه: در این مرحله لازم است پس از طراحی و آماده شدن طرح ‌در مورد اهداف طرح، چگونگی شکل­ گیری نظام مدیریت عملکرد، نحوه اجرای آن، کلاس­های عمومی و خاص در سطوح مختلف سازمان برگزار شود.

 

* تهیه بروشورهای عملی: با تهیه بروشورهای عملی که خلاصه و ساده تهیه شده با توزیع آن در بین کارکنان ‌می‌توان به فرهنگ­سازی کمک کرد.

 

* حمایت و تأکید مدیریت ارشد سازمان: در صورتی که مجموعه مدیریت ارشد سازمان از نظام مدیریت عملکرد حمایت کند کمک بسیار زیادی به فرهنگ­سازی و جدی گرفتن نظام مدیریت عملکرد خواهد شد.

 

* اصلاح ساختار شغل: یکی از راه­های مؤثر فرهنگ­سازی جهت اجرای مؤثر نظام مدیریت عملکرد، اصلاح ساختار شغل کارکنان در تمام سطوح سازمانی است. در این زمینه بایستی در شرح وظایف افراد تغییرات لازم صورت گیرد و انجام ارزیابی عملکرد برای سرپرستان و مدیران و … جزو وظایف سازمان محسوب شود تا بخشی از فعالیت­های روزانه و ماهانه خود را ‌به این امر (همانند سایر فعالیت­های اصلی شغل) اختصاص دهند و کارکنانی که قرار است ارزیابی شوند نیز ارزیابی شده و آمادگی جهت ارزیابی در ساختار شغل و وظایف آنان قرار گیرد. با انجام چنین اصلاحاتی ارزیابی عملکرد جزو فرهنگ کاری کارکنان سازمان می­گردد.

 

۶٫ مرحله اجرای آزمایشی – نهادی

 

پس از طی مراحل مختلف ذکر شده لازم است نظام ارزیابی عملکرد به صورت آزمایش به اجرا درآید. در این مرحله یک واحد نمونه از سازمان که بتواند منعکس کننده کل سازمان باشد انتخاب شده و در یک دوره آزمایشی نظام مدیریت عملکرد برای آن پیاده ­سازی و اجرا شود تا نقاط ضعف و ایرادات احتمالی آن مشخص گردد. سپس تحلیل نتایج انجام می­ شود و در نهایت این نتایج تثبیت و به کل سازمان تعمیم داده می­ شود.

 

مراحل اجرای آزمایشی نظام مدیریت عملکرد عبارتند از:

 

* انتخاب یک واحد نمونه در سازمان که بتواند منعکس کننده کل سازمان باشد؛

 

* توجیه ویژه و خلاصه نظام مدیریت عملکرد برای واحد نمونه؛

 

* تعیین محدوده زمانی برای اجرای آزمایشی؛

 

* اجرای نظام­ نامه­ ها و گردش کارهای تدوین شده؛

 

* جمع ­آوری داده ­ها و تحلیل و نتیجه ­گیری؛

 

* تدوین نتایج به دست آمده؛

 

* تثبیت نتایج و تعمیم نتایج به کل سازمان و توصیه به اجرای نظام مدیریت عملکرد در کل سازمان.

 

۷٫ مرحله به کارگیری نتایج مدیریت عملکرد

 

آن­چه به نظام مدیریت عملکرد مشروعیت می­دهد و لزوم آن را در سازمان بیان می­ کند به کارگیری نتایج حاصل از آن است. اگر از نتایج به دست آمده از مدیریت عملکرد به خوبی استفاده نشود، پس از مدتی بی ­تفاوتی و بی­اعتقادی به نظام مستولی و اثرات بسیار نامطلوبی برای سازمان به دنبال دارد. ‌بنابرین‏ استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد به مقدار زیادی می ­تواند در اصلاح افراد، فرآیندها، روش­ها و عملکرد سازمان مؤثر باشد. بر این اساس، مدیران و دست­اندرکاران سازمان­ها می ­توانند از نتایج و دستاوردهای مدیریت عملکرد در مقوله­ های زیر بهره ­برداری کنند:

 

* در پرورش منابع انسانی از طریق شناخت نقاط ضعف و نارسائی­ها و تبدیل آن­ها به نقاط قوت؛

 

* تعیین نیازهای آموزشی و یا اصلاح استانداردهای آموزشی مورد نیاز درسازمان؛

 

* متعادل کردن سطح ذهنیت خود و کارکنان سازمان؛

 

* ایجاد بستر کار گروهی و مشارکت عملی در سازمان؛

 

* ترمیم انگیزه­ های درونی جهت کار بهتر و بیشتر در منابع انسانی (همان منبع).

 

۸٫ مرحله بازنگری و اصلاح مدیریت عملکرد

 

نظام مدیریت عملکرد یک نظام پویا است و بر این اساس لازم است در درون نظام مدیریت عملکرد مکانیزمی طراحی شود که به صورت فرآیندی و دائمی نقاط ضعف و نارسایی­های نظام مدیریت عملکرد را شناسایی و نسبت به رفع آنان گام بردارد. پویا نگهداشتن نظام مدیریت عملکرد با مکانیسم­های زیر امکان­ پذیر می­ شود.

 

* نظرخواهی منظم و در فاصله­های زمانی مشخص از وضعیت نظام مدیریت عملکرد؛

 

* انجام به موقع و جدی ارزیابی عملکرد در سازمان؛

 

* به روز کردن عوامل و مؤلفه­ های ارزیابی عملکرد متناسب با شرایط جدید سازمان؛

 

* حاکم کردن ارزیابی چند جانبه. (قربانزاده، ۱۳۹۲).

 

۲-۳-۱ عوامل مؤثر بر عملکرد کارکنان

 

برای ارتقاء عملکرد و بهبود رفتارهای کارکنان، به نحوی که به موفقیت سازمان منجر شود باید عوامل مؤثر بر عملکرد و رفتار را بشناسیم و آن­ها را مدیریت کنیم. بعضی از مهم­ترین عوامل اثرگذار بر عملکرد کارکنان سازمان­ها عبارتند از:

 

۱٫ استعداد

 

استعداد یک آمادگی زمینه­ای در افراد برای موفقیت در بعضی نقش­ها و شغل­هاست. استعداد را در سنین بزرگسالی فقط ‌می‌توان کشف کرد. پرورش داد، به فعلیت درآورد و در مسیر مناسب به کار انداخت. یکی از وظایف حساس و تعیین کننده مدیران در مسیر ارتقاء عملکرد کارکنان این است که استعدادهای آنان را جستجو و کشف کنند و وظایف و نقش­های را به نحوی به کارکنان تخصیص دهند که حداکثر تناسب ممکن بین آن­ها تأمین شود.

 

۲٫ دانش و مهارت

 

دانش و مهارت، برخلاف استعداد، حتی در سنین بزرگسالی قابل یادگیری است. دانش و مهارت مکمل استعداد است و عملکرد افراد در مشاغل و وظایف محوله را به نحوی محسوس بهبود می­بخشد. آموزش و توسعه دانش و مهارت­ های کارکنان از مهم­ترین تواناساز­های سازمان­هاست. در همه مدل­های جامع تعالی سازمانی، سهم زیادی برای آموزش کارکنان به عنوان یک تواناساز مهم که بر عملکرد کارکنان و از طریق آن­ها بر عملکرد و تعالی سازمان­ها مؤثر است در نظر گرفته شده است.

 

۳٫ فرصت